Para muchos, el término Auto- respondedor puede sonar como un nombre un poco robótico, y no están muy lejos de la realidad. De hecho, se considera digital hasta cierto punto. Muchos Internet Marketers o emprendedores en este mundo del internet tocan a menudo el tema de los auto- respondedores cuando hablan de cómo hacer crecer su negocio en línea. En mi concepto, un auto- respondedor es una herramienta muy ingeniosa que requiere una instalación mínima, pero produce resultados magníficos si se emplea correctamente.
Pero, ¿qué es un auto respondedor?
En pocas palabras, un auto respondedor es una aplicación o un software que permite enviar correos electrónicos a la gente automáticamente. Esto te permite responder mensajes a los clientes o prospectos de clientes incluso si estás lejos de tu computador. Muchas tiendas en línea han hecho uso de esta función inteligente en una variedad de formas, como una especie de contestador automático para mensajes de correo electrónico, con el fin de mantener su base de clientes en línea e incluso incrementarla.
Muchos propietarios de negocios en línea usan estos auto-respondedores para simplificar y automatizar tareas y así optimizar sus procesos de negocio. Por ejemplo, a una empresa le toma mucho menos tiempo simplemente configurar un mensaje automatizado de confirmación que tener que responder manualmente a cada uno de los clientes que decidan llenar alguna solicitud de soporte o servicio y lo envíe. Quizá esto sea efectivo en pequeñas empresas, pero en la medida en que el negocio vaya creciendo es mejor tener una herramienta de estas que quedarse colgado con decenas y decenas de mensajes enviados, corriendo el riesgo de quedarle mal a tus clientes. Cada día son más las empresas que acuden a este tipo de ayuda como lo es los auto-respondedores pues si reciben una gran cantidad de mensajes de correo electrónico al día se ahorran mucho dinero en los costos de producción y tiempo mediante el uso de esta aplicación. Es que no más imagínate tener un mensaje automatizado para todos aquellos clientes que hacen una o muchas de las preguntas que frecuentemente recibes con respecto a tus productos o servicios. Imagínate tener un auto-respondedor que pueda redirigir a tu cliente a comunicarse con el departamento adecuado que se puede encargar de su problema o preocupación.
Desde el punto de vista del marketing, las empresas también pueden usar auto-respondedores para administrar sus listas de correo. Las listas de correo o base de datos es en lo que los gurús del marketing se atreven a asegurar que es está el dinero. Estoy de acuerdo, porque las personas que se suscriben a listas de correo son, por definición, personas que están interesadas en ver más productos de la compañía y comprar de ellos ya sea en el presente o en un futuro. Así que los internet marketers envían a estas personas y de manera automática emails recordándoles el mensaje que quieren transmitir ya sea un evento, alguna oferta, descuentos especiales etc. Por ahí dicen que las personas tardan 21 días en adquirir o dejar un hábito y si a eso le sumas la teoría de que para una persona decidirse a comprar algo debe ver o escuchar la marca o producto al menos 7 veces, imagínate a cuantos emails equivaldría hacer una campaña de email marketing.
Con un auto-respondedor, los propietarios de negocios no necesitan poner como esclavos a sus empleados a responder o enviar emails a cada una de las personas en la lista de correo o base de datos porque ya se puede hacer automáticamente. La ventaja de esto es que estos emails van a ser creados una sola vez teniendo en cuenta todos los factores como a quien se les va a dirigir, que se esta ofreciendo, cada cuanto se les va a enviar, cómo diferenciarlos unos de otros y programarlos para que se envíen automáticamente. Si se enviaron como parte de una campana de email marketing, hay que simplemente esperar y ver como sucede la magia. Si se usan con el fin de responder inquietudes o alguna solicitud especial de un cliente, los auto-respondedores son muy útiles para filtrar aquellos acercamientos de los clientes que requieren una atención especial.
Si eres dueño de un negocio, pregúntate lo siguiente: ¿cuántas veces al día te la pasas tú o tus empleados frente a un computador respondiendo preguntas frecuentes o quejas? ¿En promedio, cuantos emails al día crees que se envían a nombre de tu compañía? ¿Al día siguiente, cuántos emails se van a mandar como recordatorio de los que enviaste el día anterior? Con los auto-respondedores no sólo puedes dejarle saber a los clientes o prospecto de clientes que ya recibiste su solicitud o preguntas, sino que también puedes aprovechar para darle información de calidad que le pueda interesar y más adelante convertirlo en un cliente nuevo o convencerlo de que vuelva a comprar o usar tus productos y/o servicios. Lo mejor de todo es que el proceso creativo lo vas a hacer solo una vez y no a diario como es en el caso de las empresas que responden uno por uno o envían emails a diario. Por eso mismo creo que los auto-respondedor es son una herramienta demasiado útil para cualquier empresa, porque te ahorran mucho tiempo y mucho esfuerzos que podrían ser mejor utilizados y enfocados en otras cosas que requieran más atención.
Contrario a lo que lo que la misma palabra “auto-respondedor” sugiere, el hecho de que sea un proceso automatizado no quiere decir que esté carente de “personalidad” o tacto humano. Basta con que el email que se piensa automatizar tenga todos esos elementos “humanos” y auténticos que le den ese carácter que los clientes necesitan para sentirse bien atendidos. Y el hecho de que sea automatizado tampoco quiere decir que nunca te vas a enterar de lo que están pensando, pidiendo o necesitando tus clientes, porque, como te darás cuenta si decides hacer uso de esta herramienta para tus estrategias de marketing online y tus campanas de email marketing, vas a poder tener una constancia de las comunicaciones que has recibido y sabrás cómo y cuando necesitarás acercarte a cada cliente en determinado momento.
Te invito a que investigues un poco de estos softwares auto-respondedores que hay en el mercado y evalúes el uso que le puedes dar en tu compañía. Te aseguro que cuando lo pongas en marcha vas a quitarte un gran peso de encima. Siéntete libre de contarme tu experiencia con estas aplicaciones.
